Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng phổ biến bởi những ưu điểm vượt trội, tính năng linh hoạt. Chính vì vậy, cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định là rất quan trọng để phục vụ quá trình hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý của doanh nghiệp. Cùng bài viết dưới đây tìm hiểu nội dung về lưu trữ hóa đơn điện tử nhé!
Đầu tiên, kế toán cần hiểu rõ lưu trữ hóa đơn điện tử là gì? Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng ta còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật.
Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 02 file là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (thông dụng nhất là file XML). Bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý. File dữ liệu hóa đơn là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.
Đối với hóa đơn giấy tự in, đặt in, tình trạng mất dữ liệu do mất hóa đơn, cháy, hỏng hóa đơn là có thể xảy ra do hóa đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Còn đối với hóa đơn điện tử, việc cháy, hỏng hóa đơn gần như rất khó xảy ra. Tuy nhiên, khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu có ổ cứng bị hỏng, không chữa được.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất dữ liệu hóa đơn sẽ không thể tránh khỏi, doanh nghiệp khó có thể khôi phục lại dữ liệu ban đầu.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định
– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.
– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin ví dụ như đĩa flash USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, … hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Hóa đơn điện tử đã lập cần được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
– Hóa đơn điện tử nội dung có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
– Hóa đơn điện tử nội dung được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;
– Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn.
Sự khác biệt khi kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử
Tìm hiểu về hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của những nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm và có hệ thống bảo mật an toàn để hóa đơn điện tử được lưu trữ một cách tốt nhất.
